【员工人事档案管理制度】为规范公司员工人事档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性与安全性，提升人力资源管理的科学化、制度化水平，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本《员工人事档案管理制度》。

一、适用范围

本制度适用于公司所有正式在册员工，包括新入职员工、转正员工、调岗员工及离职员工的相关档案管理。各职能部门应积极配合，确保人事档案管理工作有序进行。

二、档案内容

员工人事档案主要包括以下

1. 员工基本信息表（含姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等）；

2. 学历证明、学位证书、资格证书复印件；

3. 劳动合同、岗位职责说明及相关协议；

4. 奖惩记录、绩效考核结果；

5. 培训记录、晋升或调岗记录；

6. 离职手续材料（如离职申请表、交接清单等）；

7. 其他与员工工作相关的资料。

三、档案管理职责

1. 人力资源部门负责员工人事档案的统一管理，建立电子与纸质双备份机制；

2. 各部门负责人需配合提供真实、完整的员工信息，确保档案资料及时更新；

3. 档案管理人员应定期检查档案保存情况，防止遗失、损坏或泄露。

四、档案保管与使用

1. 员工档案应存放在专用档案柜中，并设置权限管理，未经授权不得随意查阅；

2. 员工本人可凭有效证件申请查阅个人档案，相关部门需做好登记备案；

3. 外部单位因工作需要调阅员工档案时，须经公司管理层审批并签署保密协议。

五、档案更新与归档

1. 新员工入职后，应在一周内完成档案资料的收集与归档；

2. 员工职位变动、薪资调整、奖惩等情况发生后，应及时更新档案信息；

3. 员工离职后，其档案应妥善保存一定年限（根据法律规定执行），并在规定时间内按规定处理。

六、档案保密与安全

1. 所有涉及员工个人信息的资料均属公司内部机密，严禁私自复制、外传；

2. 档案管理人员应严格遵守保密制度，防范信息泄露风险；

3. 对于违反保密规定的人员，公司将依据相关规定追究责任。

七、附则

1. 本制度自发布之日起实施，由人力资源部负责解释与修订；

2. 各部门应结合本制度，制定具体实施细则，确保制度落实到位。

通过建立健全的员工人事档案管理制度，不仅有助于提升企业内部管理水平，也为员工权益保障和人才发展提供了有力支撑。全体员工应高度重视档案管理工作，共同维护公司的人事秩序与信息安全。