为规范公司内部文件管理流程，提升文档处理效率与信息安全性，确保各类文件资料的完整性、准确性和可追溯性，特制定本《公司文件管理制度标准版》。该制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中涉及的文件起草、审批、归档、查阅、销毁等环节。

一、文件分类与标识

1. 公司文件按照性质和用途分为以下几类：

- 行政类：包括会议纪要、通知公告、规章制度等；

- 业务类：如合同、项目计划、技术方案、市场分析报告等；

- 财务类：财务报表、预算方案、报销凭证等；

- 人事类：员工档案、招聘资料、培训记录等；

- 法务类：法律文书、合同审查意见、知识产权资料等。

2. 每份文件应明确标注编号、标题、密级、发布日期及责任部门。文件编号由“部门代码+年份+序号”组成，便于检索与管理。

二、文件起草与审批流程

1. 文件起草应遵循统一格式，内容清晰、语言简练、逻辑严谨，符合公司相关规范。

2. 文件起草完成后，需经相关部门负责人初审，并提交至分管领导或总经理进行最终审批。

3. 所有正式文件须通过公司OA系统或指定平台发布，确保流程透明、责任可追溯。

三、文件归档与保管

1. 所有已生效的正式文件应在规定时间内完成归档工作，归档方式包括电子归档与纸质存档两种形式。

2. 电子文件应统一存储于公司指定服务器或云平台，设置访问权限，确保信息安全。

3. 纸质文件应按类别、时间顺序进行装订、编号并存放于专用档案室，由专人负责管理。

四、文件查阅与使用

1. 文件查阅需履行申请手续，经相关责任人批准后方可调阅。

2. 涉及机密或敏感信息的文件，仅限授权人员查阅，严禁擅自复制或外传。

3. 员工因工作需要借阅文件时，应填写《文件借阅登记表》，并按时归还。

五、文件更新与废止

1. 随着公司业务发展或政策调整，原有文件可能需要修订或废止。文件修订需经原审批人复核确认。

2. 废止文件应及时标注“作废”字样，并从公开渠道撤下，防止误用。

3. 对于已失效但仍有参考价值的文件，应纳入历史档案，供后续查询使用。

六、文件销毁管理

1. 文件销毁前需由相关部门提出申请，并说明销毁原因及范围。

2. 销毁过程应由两人以上共同监督，确保文件内容不被泄露。

3. 纸质文件销毁应采用碎纸机处理，电子文件应彻底删除并进行数据覆盖。

七、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司行政部负责解释与监督执行。

2. 各部门应结合实际情况，制定实施细则，确保制度落地执行。

3. 对违反本制度的行为，公司将依据相关规定予以处理。

本制度旨在建立科学、规范、高效的文件管理体系，助力公司实现规范化运营与可持续发展。